Inviter une personne externe à rejoindre une équipe

1 Inviter un·e externe dans une équipe Teams
2 Quelle est la différence entre un interne et un externe dans une équipe Teams ?

Vous désirez inviter une personne qui ne dispose pas d’une adresse mail UCLouvain à collaborer dans une équipe Teams UCLouvain (et donc assister aux réunions qui s’y déroulent) ? Vous êtes au bon endroit. Par contre, la manipulation est différente pour inviter un·e externe à réjoindre une réunion Teams créée dans le calendrier (et donc hors-équipe). Voici le lien pour expliquer à votre invité·e comment rejoindre une réunion Teams en tant qu’externe.

EXCEPTION UNAMUR : pour nos collègues de l’UNamur, une procédure de communication simplifiée a été mise en œuvre : dorénavant, lorsque nous partageons une équipe avec un collègue UNamur, ils·elles ne devront plus opérer de basculement entre “institutions Teams” pour voir les activités d’une équipe hébergée chez nous (et inversément).

Pour simplifier les choses, nous avons mis en place une connexion B2B direct avec UNamur, ce qui permettra à nos utilisateurs de créer des canaux partagés aux niveaux des équipes Teams.

Un canal partagé est visible pour tous ses membres dans son propre tenant, donc pour accéder à ce canal il n'est plus nécessaire de basculer.

La documentation relative aux canaux partagés est disponible sur la page suivante : https://support.microsoft.com/fr-fr/office/qu-est-ce-qu-un-canal-partag%C3%A9-dans-microsoft-teams-e70a8c22-fee4-4d6e-986f-9e0781d7d11d

D'autres connexions B2B direct pourront être mises en place en fonction des demandes de nos utilisateurs et après validation de l’équipe sécurité (USSI).

Inviter un·e externe dans une équipe Teams

Ouvrir l’équipe dont vous êtes propriétaire. Si vous n’êtes pas propriétaire de l’équipe où vous désirez inviter un·e externe, vous pourrez le·a proposer comme nouveau membre mais le·a propriétaire devra l’approuver avant son entrée effective dans l’équipe.
Dans le menu de gestion de l’équipe, cliquez sur « Ajouter un membre »
Indiquez l’adresse mail complète du membre. Attention, indiquez bien celle avec laquelle il·elle se connectera effectivement. Idéalement, une adresse institutionnelle donc (avec laquelle il·elle se connecte déjà à Teams). Mais la procédure fonctionnera également avec une adresse privée.
L’invité·e recevra automatiquement un mail l’invitant à rejoindre une équipe UCLouvain. Ensuite, deux possibilités :
- L’invité·e a déjà un compte Microsoft actif avec cette adresse : il·elle pourra se connecter directement et interagir dans l’équipe
- L’invité·e n’a pas encore de compte Microsoft actif avec cette adresse : il·elle sera invité·e à s’en créer un gratuitement pour se connecter à vous.
Dès sa première connexion, l’invité·e peut participer à la vie de l’équipe, aux canaux, recevoir et répondre à des messages dans les canaux, accéder aux fichiers et les modifier, participer aux conversations, rejoindre des réunions et participer aux chats, collaborer sur des documents, démarrer une réunion instantanée, de la même manière qu’un membre UCLouvain.

Quelle est la différence entre un interne et un externe dans une équipe Teams ?

Un·e invité·e ne peut jamais

Créer une nouvelle équipe

Etre (co-)propriétaire d’une équipe UCLouvain

Ajouter des applications dans l’équipe

Planifier des réunions ou avoir accès au calendrier

Inviter un·e autre invité·e dans l’équipe

Pour toute question ou accompagnement : num-lll@uclouvain.be