Organiser un planning d'examen oral ou de relecture de copie avec un Agenda

Dans votre enseignement, vous êtes souvent amené à organiser des rencontres avec vos étudiants. Le module Agenda (Organizer en anglais) de Moodle UCLouvain vous permet de créer des créneaux horaires et d’ouvrir le planning des disponibilités à l’inscription des étudiants. Le système de suivi des rendez-vous permet d’indiquer la participation des étudiants à la rencontre et d’y associer un commentaire ou une note. L’outil est donc bien adapté pour gérer un planning d’examen oral ou de relecture de copies.

Configurer un Agenda pour gérer un planning d’examen oral ou de relecture de copies

Open

Pour l’organisation d’un planning examen oral ou de relecture de copie, la configuration recommandée est la suivante :

• Les dates de disponibilités doivent sans doute être activées puisque les étudiants doivent s’inscrire dans un délai donné;

• Pour un planning d’examen ou de relecture de copie, les étudiants peuvent réserver une seule plage horaire, veillez à le spécifier en indiquant la valeur 1 dans les champs Nombre maximum de réservations par participant;

• Le paramètre d’Echéance relative a sans doute moins d’importance si votre planning est ouvert aux inscriptions pendant une durée définie, mais notez qu’il définit le délai limite d’inscription avant le créneau.

  Si vous spécifiez une échéance relative de 1 jour, les étudiants devront s’inscrire aux créneaux au moins un jour à l’avance;

• Dans le cas de votre planning d’examen ou de relecture, les inscriptions aux créneaux se font sur base d’initiatives individuelles, laissez donc le paramètre Rendez-vous de groupe à sa valeur par défaut Pas de rendez-vous de groupe;

• Dans le cas d’un examen ou d’une relecture de copie, privilégiez une Visibilité des membres à la valeur Seulement visible pour les membres du créneau;

• Si vous souhaitez être averti par mail lors de chaque nouvelle prise de rendez-vous, spécifiez-le en modifiant le paramètre Envoyer des notifications par email aux organisateurs;

• Les autres paramètres de l’agenda peuvent être laissés à leur valeur par défaut;

• Si vous souhaitez pouvoir prendre les présences ou associer un commentaire privé à la rencontre, modifiez le paramètre Notes > Type et mettez-le à la valeur Barème ou Points. 

Ajouter des créneaux dans mon agenda d'examen oral ou de relecture

Une fois le paramétrage de votre activité Agenda terminé, vous êtes invité à y encoder des créneaux horaires.

Si l’objectif de votre planning cible seulement l’organisation pratique de l’examen oral (entrée pour préparation par exemple) ou de la relecture de copie, vous pouvez alors utiliser des plages horaires à plusieurs places.

Veillez à bien sélectionner un enseignant organisateur pour les rencontres:

Open

Voici comment paramétrer l’outil pour proposer des créneaux de 1 heure pour 10 personnes pendant 2 journées, avec une pause à midi :

• indiquez le nombre de places par créneau

• spécifiez la durée pour le rappel relatif (un mail de rappel sera automatiquement adressé aux étudiants dans ce délai avant le rendez-vous)

  • complétez une ligne par jour de la semaine où vous souhaitez ouvrir des créneaux horaires et notez que la dernière ligne affichée et non complétée ne sera pas prise en compte

• la section Autre vous permet d’associer un commentaire éventuel au créneau horaire, avec des consignes qui seront affichées aux étudiants au moment de la prise de rendez-vous.

Dans le cas d’un examen oral, si vous souhaitez qu’une note individuelle soit associée à la participation de chaque étudiant, vous devez créer des créneaux individuels. Vous aurez alors sans doute à configurer plusieurs journées d’examens oraux avec des pauses.

• indiquez qu’il y a une seule place par créneau

• spécifiez la durée pour le rappel relatif (un mail de rappel sera automatiquement adressé aux étudiants dans ce délai avant le rendez-vous)

• complétez une ligne par jour de la semaine où vous souhaitez ouvrir des créneaux horaires et notez que la dernière ligne affichée et non complétée ne sera pas prise en compte

• la section Autre vous permet d’associer un commentaire éventuel au créneau horaire, avec des consignes qui seront affichées aux étudiants au moment de la prise de rendez-vous.

Pour créer des périodes de pause dans un planning d’une journée, il est plus simple de supprimer des créneaux après les avoir créés en masse :

Modifier les créneaux disponibles

Via l’onglet Liste des créneaux, vous avez accès à la liste des rendez-vous et vous avez la possibilité de modifier le paramétrage des créneaux individuellement ou via une sélection multiple (local, consignes, ...).

Réserver une plage horaire pour un étudiant

Il peut arriver que vous fixiez une rencontre avec un étudiant lors d’une discussion en présence et que vous souhaitiez l’encoder vous-même dans le planning de réservation.

Dans ce cas, accédez à l’onglet Liste des inscriptions de l’activité Agenda et attribuez un créneau à l’étudiant concerné.

Supprimer ou modifier la réservation d’un étudiant

Via la vue Liste des inscriptions, vous pouvez supprimer la réservation d’un étudiant et lui assigner un nouveau créneau. Cela se fait en 2 étapes : 

1. Supprimer la réservation de l’étudiant 
   
   

2. Réserver une nouvelle plage horaire pour l’étudiant 

Envoyer un mail de rappel aux étudiants qui n’ont pas réservé de créneau horaire

Dans le cas d'un examen, il est nécessaire que tous les étudiants s’inscrivent à un créneau horaire.  Vous pouvez envoyer un mail de rappel à ceux qui n’ont pas pris de rendez-vous via l’onglet Liste des inscriptions.

Exporter le planning au format pdf pour impression

Via l’onglet Liste des créneaux, vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs rendez-vous pour produire un document pdf prêt pour Imprimer qui reprenant toutes les informations pratiques sur les créneaux et les réservations.

Suivi d’une rencontre : présence, note, commentaire

Si vous avez configuré votre Agenda pour qu’il autorise la remise de note, il est possible d’encoder la présence de l’étudiant et d’associer un commentaire et une note à la rencontre.  Si vous souhaitez permettre la remise d’une note accédez aux paramètres de l’agenda et modifiez le paramètre
Notes > Type > Points. 

Dans cette configuration, une fois une rencontre passée, via la vue Liste des inscriptions, une action supplémentaire est disponible pour encoder les données liées à la rencontre.