Permettre à des externes d'accéder à mon cours

Vous souhaitez qu’un intervenant externe puisse participer aux activités de votre cours ? Ou vous devez inscrire des étudiants externes à un cours ? Il est possible de demander la création de comptes externes sur Moodle UCLouvain. Il est aussi possible de rendre les ressources du cours accessibles aux personnes non authentifiées.

1 Permettre à des externes d'intervenir dans mon cours comme enseignant ou comme étudiant
2 Permettre l’accès aux ressources de mon cours à des personnes non authentifiées

Permettre à des externes d'intervenir dans mon cours comme enseignant ou comme étudiant

Attention, toute personne liée par un contrat de travail avec l'UCLouvain bénéficie d'un compte utilisateur global. C'est notamment le cas des professeurs invités, des APH et du personnel des cliniques. Les étudiants régulièrement inscrits à un programme de formation continuée bénéficient aussi d'un compte utilisateur global. Il ne faut surtout pas demander la création d'un compte externe pour ces personnes car elles finiraient par disposer de deux comptes, ce qui est très délicat à gérer dans Moodle.
Renseignez-vous avant d'introduire votre demande svp.

Si vous souhaitez qu'un groupe de plusieurs utilisateurs externes obtiennent un compte sur Moodle UCLouvain, adressez une demande via le formulaire de Service Desk suivant:
https://uclouvain.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/3/group/21/create/192

Si votre demande concerne un seul utilisateur, complétez les données de l’utilisateur ciblé, sinon associez un fichier de type tableur avec dans des colonnes distinctes:

nom,
prénom,
adresse mail officielle (éviter les adresses gmail, hotmail et autres autant que possible),
date de naissance (indispensable pour des raisons juridiques)
institution,
année d'étude,
(numéro de téléphone),
(numéro matricule)

Et précisez la durée de validité des comptes, en prenant en compte le délai de seconde session, de délibération et de relecture de copies.

Si ces personnes doivent avoir accès à d’autres services UCLouvain, comme le wifi ou Teams, veillez à le préciser lors de la demande initiale.

Pour votre facilité, nous vous fournissons un modèle de fichier à compléter:

Notez que la création des comptes peut prendre un délai de quelques jours ouvrables.

Une fois qu'une personne dispose d'un compte d'accès à Moodle UCLouvain, elle doit se connecter une première fois à la plateforme et accepter la charte pour que vous puissiez la trouver dans Moodle UCLouvain.

Une fois cette précaution prise, les procédures d'inscription au cours fonctionnent pour cette personne. Les étudiants externes suivent la même approche que les étudiants internes et pour ajouter un externe à l'équipe d’encadrement suivez la procédure décrite dans cette page:

Ajouter un collègue ou un assistant dans mon cours

Veillez à accompagner ces nouveaux utilisateurs lors de leur première connexion à Moodle UCLouvain et lors de leur première inscription à un cours. Si un utilisateur rencontre un problème d'accès à la plateforme, il faut l'inviter à contacter lui-même le Service desk central.
Notez que pour les anciens membres de la communauté universitaire (étudiant ou personnel), leur ancien compte sera reconfiguré de manière à permettre l'accès à Moodle et leur adresse mail externe y sera associée. Ils pourront réinitialiser le mot de passe de leur compte en contactant eux-mêmes le Service desk central.

Permettre l’accès aux ressources de mon cours à des personnes non authentifiées

Pour certaines formations, il est pratique d'autoriser l'accès aux anonymes pour éviter d'avoir à demander la création de comptes externes pour les utilisateurs.

Dans Moodle, il est possible d'ajouter une méthode d'inscription qui autorise l'accès anonyme via le menu de gestion de cours

Participants > Méthodes d'inscription

Veillez à rendre cette méthode d'inscription visible et à la mettre en haut de la liste des méthodes d'inscription comme sur la capture ci-dessous.

Une fois la méthode "Accès anonyme" activée, vous devez communiquer l'adresse directe pour accéder à la page de présentation de votre cours aux étudiants. Ils seront invités à accepter la charte puis pourront accéder au cours.