Organiser des rencontres individuelles enseignant-étudiant via l'Agenda

Dans votre enseignement, vous êtes souvent amené à organiser des rencontres avec vos étudiants. Le module Agenda (Organizer en anglais) de Moodle UCLouvain vous permet de créer des créneaux horaires et d’ouvrir le planning des disponibilités à l’inscription des étudiants. Le système de suivi des rendez-vous permet d’indiquer la participation des étudiants à la rencontre et d’y associer un commentaire ou une note.

Configurer une activité Agenda pour gérer un planning de rencontres individuelles

Open

Agenda

Le paramétrage d’une activité d’ Agenda est plutôt simple puisqu’il y a peu de paramètres à préciser. Pour un planning de permanence d’un enseignant, la configuration recommandée est la suivante :

• Les dates de disponibilités ne doivent sans doute pas être activées puisque les étudiants doivent pouvoir s’inscrire tout au long de l’année;

• Si vous souhaitez qu’un étudiant puisse réserver plusieurs rencontres, spécifiez le nombre de rencontres maximal autorisé dans le champ Nombre maximum de réservations par participant; dans cette configuration, il peut être bon d’activer l’option Les demandes seront possibles à partir de x jours(s) avant le rendez-vous; 

• Spécifiez une valeur qui vous convient pour le paramètre Echéance relative qui est le délai limite d’inscription avant le créneau. Si vous spécifiez une échéance relative de 1 jour, les étudiants devront s’inscrire aux permanences au moins un jour à l’avance;

• Dans le cas de rencontres individuelles, laissez le paramètre Rendez-vous de groupe à sa valeur par défaut Pas de rendez-vous de groupe

• Si les rencontres avec les étudiants ne sont pas publiques, privilégiez une Visiblité des membres à la valeur Seulement visible pour les membres du créneau.

• Les autres paramètres de l’agenda peuvent être laissés à leur valeur par défaut

• Si vous souhaitez pouvoir prendre les présences ou associer un commentaire privé à la rencontre, modifiez le paramètre Notes > Type et mettez-le à la valeur Barème ou Points.  

Concrètement, pour indiquer le motif de leur rendez-vous, les étudiants doivent d'abord s'inscrire au créneau choisi puis cliquer sur le bouton "Modifier le commentaire" pour associer un commentaire à leur réservation. La capture suivante montre la vue étudiante sur l'ajout d'un commentaire :

Open

Les enseignants peuvent visualiser les commentaires associés aux rendez-vous via la liste des inscriptions aux rendez-vous en survolant la bulle de commentaire associée à l’inscription:

Mais pour l’instant, la prévisualisation du commentaire est tronquée.
Si vous souhaitez accéder à l’entièreté du commentaire, vous devez
Exporter le planning au format tableur ou pdf

Ajouter des créneaux dans mon agenda individuel

Une fois le paramétrage de votre activité Agenda terminé, vous êtes invité à y encoder des créneaux horaires. L’outil permet de facilement encoder des plages horaires de disponibilité récurrentes un même jour de la semaine.

Veillez à bien sélectionner un enseignant organisateur pour les rencontres:

Voici comment paramétrer l’outil pour proposer des créneaux de 15 minutes entre 16h et 18h tous les mardis entre le 17 avril et le 12 mai :

Dans le cas de rencontres individuelles,

• indiquez qu’il y a une seule place par créneau

• spécifiez la durée pour le rappel relatif (un mail de rappel sera automatiquement adressé aux étudiants dans ce délai avant le rendez-vous)

• complétez une ligne par jour de la semaine où vous souhaitez ouvrir des créneaux horaires et notez que la dernière ligne affichée et non complétée ne sera pas prise en compte

• la section Autre vous permet d’associer un commentaire éventuel au créneau horaire, avec des consignes qui seront affichées aux étudiants au moment de la prise de rendez-vous.

L’outil affiche une prévisualisation du nombre de créneaux et du nombre de places liés avant validation.

Modifier les créneaux disponibles dans mon agenda individuel

En sélectionnant la vue Liste des créneaux, vous avez accès à la liste des rendez-vous et vous avez la possibilité de modifier le paramétrage des créneaux individuellement ou via une sélection multiple (local, consignes, ...) .

Réserver une plage horaire pour un étudiant dans mon agenda individuel

Il peut arriver que vous fixiez une rencontre avec un étudiant lors d’une discussion en présence et que vous souhaitiez l’encoder vous-même dans le planning de réservation.

Dans ce cas, accédez à la vue Liste des inscriptions de l’activité Agenda et attribuez un créneau à l’étudiant concerné.

Supprimer ou modifier la réservation d’un étudiant

Via la vue Liste des inscriptions, vous pouvez supprimer la réservation d’un étudiant et lui assigner un nouveau créneau.

Cela se fait en 2 étapes : 

1. Supprimer la réservation de l’étudiant 

2. Réserver une nouvelle plage horaire pour l’étudiant 

Envoyer un mail de rappel aux étudiants qui n’ont pas réservé de créneau horaire

S’il est nécessaire que tous les étudiants s’inscrivent à un créneau horaire, vous pouvez envoyer un mail de rappel à ceux qui n’ont pas pris de rendez-vous via la vue Liste des inscriptions.

Exporter le planning au format tableur ou pdf

Via la vue Liste des créneaux, vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs rendez-vous pour produire un document tableur ou pdf prêt pour Imprimer qui reprenant toutes les informations pratiques sur les créneaux et les réservations.

Suivi d’une rencontre : présence, note, commentaire

Si vous avez configuré votre Agenda pour qu’il autorise la remise de note, il est possible d’encoder la présence de l’étudiant et d’associer un commentaire et une note à la rencontre.  Si vous souhaitez permettre la remise d’une note accédez aux paramètres de l’agenda et modifiez le paramètre
Notes > Type > Points. 

Dans cette configuration, une fois une rencontre passée, via la vue Liste des inscriptions, une action supplémentaire est disponible pour encoder les données liées à la rencontre.