Organiser des rencontres de groupes avec l'Agenda

Dans votre enseignement, vous êtes souvent amené à organiser des rencontres avec vos groupes d'étudiants. Le module Agenda (Organizer en anglais) de Moodle UCLouvain vous permet de créer des créneaux horaires et d’ouvrir le planning des disponibilités à l’inscription des groupes. Il prévoit un export du planning des rendez-vous en pdf pour impression. Le système de suivi des rencontres permet d’indiquer la participation individuelle des étudiants au rendez-vous et d’y associer un commentaire individuel et/ou une note individuelle.

Précaution préalable : composer les groupes et y associer un groupement

C'est ce qui est conseillé de faire par défaut mais si vous découvrez cette pratique, référez-vous à la section du manuel qui correspond à votre situation :

•  je n'ai pas encore de groupe dans mon cours, je dois les créer;
  Composer des groupes

•  j'ai déjà défini les groupes dans mon cours, je dois les mettre dans un groupement
  Mettre des groupes existants dans un groupement

Configurer une activité Agenda pour gérer un planning de rencontres de groupes

Open

Agenda

Pour un planning prévu pour des rencontres de groupe, la configuration recommandée est la suivante :

• Les dates de disponibilités doivent sans doute être activées, en particulier s’il s’agit d’organiser un planning de présentations orales de groupes;

• Si vous souhaitez qu’un groupe puisse réserver plusieurs rencontres, spécifiez le nombre de rencontres maximal autorisé dans le champ Nombre maximum de réservations par groupe; dans cette configuration, il peut être bon d’activer l’option Les demandes seront possibles à partir de x jours(s) avant le rendez-vous; 

• Le paramètre d’Echéance relative a sans doute moins d’importance si votre planning est ouvert aux inscriptions pendant une durée définie, mais notez qu’il définit le délai limite d’inscription avant le créneau. Si vous spécifiez une échéance relative de 1 jour, les étudiants devront s’inscrire aux créneaux au moins un jour à l’avance;

• Dans le cas de rencontres de groupes, modifiez le paramètre Rendez-vous de groupe pour qu’il prenne la valeur Utiliser les groupes de cours existants;

• Si les rencontres avec les groupes sont publiques et ouvertes à tous les étudiants, modifiez la Visiblité des membres à la valeur Visible, sinon laissez la valeur par défaut;

• Si vous souhaitez être averti par mail lors de chaque nouvelle prise de rendez-vous, spécifiez-le en modifiant le paramètre Envoyer des notifications par email aux organisateurs

• Les autres paramètres de l’agenda peuvent être laissés à leur valeur par défaut;

• Si les rencontres doivent faire l’objet d’une note, spécifiez le vis la section Notes de l’activité.

• Notez que la configuration de rencontres de groupes modifie automatiquement le paramètre Mode de groupe de la section Réglages courants : la valeur appropriée pour les rendez-vous de groupes étant Groupes Séparés;

• Toujours dans la section Réglages courants, vous serez obligé de définir le Groupement associé aux groupes qui doivent s’inscrire à l’activité d’agenda;

• Si vous souhaitez pouvoir prendre les présences, associer un commentaire privé ou une note à la rencontre, modifiez le paramètre Notes > Type et mettez-le à la valeur Barème ou Points. 

Notez que l’outil Agenda permet aussi de créer des groupes sur base des plages horaires choisies en mettant le paramètre Rendez-vous de groupe à la valeur Création de groupe par créneau réservé. Une approche qui permet de réaliser des communications ciblées vers les personnes qui participent à une activité à une même date.
Plus d’informations dans la section Interagir avec des groupes

Ajouter des créneaux dans mon agenda de groupe

Une fois le paramétrage de votre activité Agenda terminé, vous êtes invité à y encoder des créneaux horaires.

Voici comment paramétrer l’outil pour proposer des créneaux de groupe de 30 minutes chaque mardi entre 13h et 15h pendant le mois de mai :

Open

Dans le cas de rencontres de groupe,

• il ne faut pas spécifier de nombre de places;

• spécifiez la durée pour le rappel relatif (un mail de rappel sera automatiquement adressé aux étudiants dans ce délai avant le rendez-vous)

• complétez une ligne par jour de la semaine où vous souhaitez ouvrir des créneaux horaires et notez que la dernière ligne affichée et non complétée ne sera pas prise en compte

• la section Autre vous permet d’associer un commentaire éventuel au créneau horaire, avec des consignes qui seront affichées aux étudiants au moment de la prise de rendez-vous.

L’outil affiche une prévisualisation du nombre de créneaux et du nombre de places liés avant validation.

Modifier les créneaux disponibles

Via la vue Liste des créneaux, vous avez accès à la liste des rendez-vous et vous avez la possibilité de modifier le paramétrage des créneaux individuellement ou via une sélection multiple (local, consignes, ...).

Réserver une plage horaire pour un groupe

Il peut arriver que vous organisiez le planning des rencontres de groupe lors d’une discussion en présence et que vous souhaitiez les encoder vous-même dans le planning de réservation.

Dans ce cas, accédez à la vue Liste des inscriptions de l’activité Agenda et attribuez un créneau aux différents groupes concernés.

Supprimer ou modifier la réservation d’un groupe

Via la vue Liste des inscriptions, vous pouvez supprimer la réservation d’un groupe et lui assigner un nouveau créneau. Cela se fait en 2 étapes : 

1. Supprimer la réservation du groupe 

    

2. Réserver d’une nouvelle plage horaire pour le groupe

Envoyer un mail de rappel aux groupes qui n’ont pas réservé de créneau horaire

S’il est nécessaire que tous les groupes s’inscrivent à un créneau horaire, vous pouvez envoyer un mail de rappel à ceux qui n’ont pas pris de rendez-vous via la vue Liste des inscriptions.

Exporter le planning au format tableur ou pdf

Via la vue Liste de créneaux, vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs rendez-vous pour produire un document tableur ou pdf prêt pour Imprimer qui reprenant toutes les informations pratiques sur les créneaux et les réservations.

Suivi individualisé des rencontres : présence, note, commentaire

Si vous avez configuré votre Agenda pour qu’il autorise la remise de note, il est possible d’encoder la présence de l’étudiant et d’associer un commentaire et une note à la rencontre.  Si vous souhaitez permettre la remise d’une note accédez aux paramètres de l’agenda et modifiez le paramètre
Notes > Type > Points. 

Dans cette configuration, une fois une rencontre passée, via la vue Liste des inscriptions, vous pouvez encoder la participation de chaque étudiant du groupe, une note individuelle et un court commentaire lié à la participation individuelle de chaque étudiant.