Gérer les inscriptions via les méthodes d'inscription

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Last updated: août 12, 2023
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Les inscriptions aux cours sont gérées via les méthodes d’inscriptions. Cette page vous décrit les possibilités de Moodle UCLouvain en la matière:

Les étudiants ne sont pas inscrits automatiquement

A l'UCLouvain, il n'y a pas de lien direct entre Moodle et la base données officielle des cours et inscriptions. L'inscription des étudiants au cours demande donc soit une action de leur part, soit une action de votre part.

Il n’est pas non plus possible d’importer les listes d'étudiants officiellement inscrits via un échange de fichier tableur.

Par défaut, l'auto-inscription et l'inscription manuelle

Les différentes méthodes d'inscription au cours sont définies dans le menu de gestion de cours

Participants > Méthodes d'inscription.

Par défaut, deux méthodes d'inscription sont activées : l'auto-inscription et l'inscription manuelle.

L'auto-inscription autorise les étudiants à s'inscrire eux-même au cours. C'est la méthode la plus simple pour gérer les inscriptions, mais elle ne vous garantit pas que les personnes inscrites à votre cours sont bien les étudiants officiellement inscrits. Si vous souhaitez un peu plus de sécurité, lisez le paragraphe suivant qui vous explique comment conditionner l'inscription au cours par une clef d'inscription, un mot de passe qui permet d'entrer dans le cours.

L'inscription manuelle permet à l'enseignant d'inscrire lui-même un étudiant à son cours. Cela peut être utile pour repêcher un étudiant qui a des difficultés à utiliser la plateforme. Si vous souhaiter inscrire un étudiant manuellement, passez par le menu

Participants > Inscrire des utilisateurs

Pour un peu plus de protection, l'auto-inscription avec clé d'inscription

Le plus souvent, les enseignants utilisent la méthode d'auto-inscription associée à une clé d'inscription, un mot de passe exigé pour s'inscrire au cours. Ils communiquent alors la clé d'inscription oralement lors d'une séance de cours en présence.

Pour définir une clé d'inscription pour s'inscrire au cours, vous devez suivre le chemin suivant :

Participants > Méthodes d'inscription

et modifier les paramètres de la méthode d’auto-inscription

Sur l'écran qui suit, complétez le champ Clef d'inscription.

Attention, la clé d'inscription est sensible aux majuscules et il est préférable d'éviter d'y mettre des espaces blancs. L’icône d’oeil vous permet d'afficher le mot de passe en clair pour vérifier que vous n'avez pas fait d'erreur. Les autres paramètres ne doivent pas être modifiés.

Désactiver les inscriptions au delà d'une certaine date

Certains enseignants souhaitent restreindre l'accès à leur cours après un certain délai d'ouverture des inscriptions.

Ils ne doivent surtout pas supprimer ou désactiver la méthode d'inscription passé une certaine date ! Cela aurait pour conséquence que les étudiants inscrits avec cette méthode ne pourraient plus accéder au cours.

Ils peuvent par contre limiter l'effet de la méthode d'inscription dans le temps.

Pour limiter l'effet d'une méthode d'inscription dans le temps, accédez au menu de gestion de cours

Participants > Méthodes d'inscription

Accédez aux aramètres de la méthode d'inscription,

et limitez l'action de la méthode d'inscription dans le temps en utilisant une des options suivantes :

  • ne plus autoriser les inscriptions à une date choisie, en mettant le paramètre "Permettre de nouvelles inscriptions" à "Non";

  • spécifier une période durant laquelle cette méthode est active (date de début et date de fin).

Inscrire un étudiant manuellement

Il arrive que certains étudiants soient perdus et que vous deviez les inscrire vous-même au cours.

Attention, il faut que l'étudiant se soit connecté une première fois à la plateforme et ait accepté la charte pour que vous le trouviez dans la liste des utilisateurs Moodle UCLouvain.

  • accéder au menu de gestion de cours  Participants

  • cliquer sur le bouton Inscrire des utilisateurs

  • taper le nom de la personne souhaitée dans la case de recherche (en bas de la fenêtre)

  • sélectionner l'étudiant concerné

  • sélectionner le rôle Etudiant dans le menu déroulant "Attribution des rôles"

  • cliquer sur le bouton Inscrire les utilisateurs et cohortes sélectionnés

 

Vérifiez que l'étudiant figure bien dans la liste des participants du cours.

Réinscrire un étudiant manuellement et récupérer ses notes

Si un étudiant s'est désinscrit par erreur d'un cours, vous pouvez le réinscrire manuellement et demander que ses notes soient récupérées :

 

  • accéder au menu de gestion de cours  Participants

  • cliquer sur le bouton Inscrire des utilisateurs

  • taper le nom de la personne souhaitée dans la case de recherche (en bas de la fenêtre)

  • sélectionner l'étudiant concerné

  • sélectionner le rôle Etudiant dans le menu déroulant "Attribution des rôles"

  • cliquez sur l’option "Afficher plus" et cochez la case "Récupérer si possible les anciennes notes de l'utilisateur" puis spécifiez depuis quand vous souhaitez récupérer les notes;

  • cliquer sur le bouton Inscrire les utilisateurs et cohortes sélectionnés

 

Vérifiez que l'étudiant figure bien dans la liste des participants du cours et vérifiez dans la carnet de notes ce qui a pu être récupéré.

Remplir des groupes dès l'inscription, c'est possible !

Cette pratique est documentée dans la page
https://uclouvain.atlassian.net/wiki/spaces/MME/pages/256245962

Autoriser les anonymes à accéder au cours

Voir la page de documentation
Permettre l’accès aux ressources de mon cours à des personnes non authentifiées

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