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[Moodle|Tuto] Préparer la nouvelle année académique

🎓 Manuel Moodle – Enseignants (UCLouvain)

[Moodle|Tuto] Préparer la nouvelle année académique

Objectif

Ce tutoriel vous accompagne pas à pas pour rendre votre cours prêt pour une nouvelle cohorte d’étudiants.

À la fin de ce parcours, vous aurez :

  • vérifié ou ajusté la réinitialisation automatique du cours,

  • archivé les productions étudiantes à conserver,

  • réinitialisé le cours si nécessaire,

  • ajusté les dates et la visibilité du contenu,

  • vérifié que le cours apparaît correctement dans l’onglet En cours.

Ce tutoriel s’adresse aux enseignants responsables d’un cours Moodle UCLouvain existant.

1. Vérifier ou ajuster la réinitialisation automatique

Pourquoi ?

La plupart des cours officiels sont réinitialisés automatiquement avant la rentrée.
Cette opération supprime toutes les données étudiantes de l’année écoulée.

Instructions

  1. Ouvrez votre cours.

  2. Allez dans Paramètres → section Informations UCLouvain.

  3. Vérifiez le champ Réinitialisation automatique :

    • ✅ Coché → tout sera fait automatiquement.

    • ⛔ Décoché → vous devrez réinitialiser le cours vous-même.

Si nécessaire : désactiver / activer la réinitialisation

Dans la même section, cochez/décochez Réinitialisation automatique, puis enregistrez.

Attention : désactiver la réinitialisation entraîne une accumulation des données étudiantes d’année en année, contraire au RGPD et susceptible de causer des problèmes techniques.
Lire à ce sujet : [Moodle|Concept] Le cycle de vie des cours

2. (Optionnel) Archiver les productions étudiantes à conserver

Avant une réinitialisation (automatique ou manuelle), certaines productions méritent d’être conservées : exemples de créations, ressources collaboratives, messages importants…

Lire à ce sujet : [Moodle|Guide] Archiver des productions étudiantes avant réinitialisation

Notez que vous n’avez a priori pas besoin d’opérer ces sauvegardes manuelles : les versions complètes des copies annotées, tentatives de quiz et interactions sont toujours accessibles sur MoodleLastYear après réinitialisation.

[Moodle|Guide] Récupérer des données depuis MoodleLastYear

Les outils intégrés, mais hébergés hors de Moodle (Padlet, Digipad, Cytomine, Gradescope…) ne sont pas archivés automatiquement. Le cas échéant, il vous faut donc procéder à l’archivage et à la réinitialisation des données étudiantes par vous-même, en vous basant sur la documentation officielle des outils.

3. Réinitialiser manuellement le cours (si nécessaire)

Quand ?

  • Si votre cours n’est pas réinitialisé automatiquement (lire [Moodle|Concept] Le cycle de vie des cours)

  • Si vous venez de créer un cours à partir d’une copie

  • Si vous gérez un espace hors programme académique

Instructions

  1. Menu Plus → Réutilisation de cours → Réinitialiser.

  2. Cocher les éléments à effacer :

    • rôles à désinscrire → Étudiant,

    • notes, groupes, achèvements, messages de forums…

  3. Vérifier pour chaque activité la case Supprimer les données étudiantes.

  4. Cliquer sur Réinitialiser le cours.

  5. Confirmer.

La réinitialisation est la seule méthode garantissant la suppression conforme des données étudiantes (RGPD).

4. Gérer les activités non réinitialisées automatiquement

Certaines activités (H5P, MoodleOverflow…) doivent être réinitialisées manuellement. Pour ce faire, dupliquez l’activité et supprimez l’ancienne version. L’activité dupliquée ne contient pas les données étudiantes.

Pour les badges, le plus simple est de définir une durée de validité en amont.

Enfin, pour les outils externes (Cytomine, Padlet, Digipad…), il vous faut gérer la réinitialisation depuis les outils eux-mêmes, et non depuis Moodle.

Rappel RGPD : ces outils externes stockent aussi des données personnelles — évitez d’y laisser des traces étudiantes d’année en année.

5. Ajuster la visibilité et les dates du cours

Après la réinitialisation (automatique ou manuelle), prenez le temps de :

A. Ajuster la disponibilité des éléments

  1. Activez le Mode édition.

  2. Cliquez sur Actions par lot.

  3. Sélectionnez les éléments à modifier.

  4. Disponibilité → Masquer / Afficher.

B. Mettre à jour toutes les dates du cours

  1. Menu Plus → Rapports → Dates.

  2. Ajustez en une seule page :

    • dates d’ouverture,

    • échéances de devoirs,

    • fenêtres de tests,

    • restrictions d’accès.

C. Vérifier les dates globales du cours

Dans Paramètres :

  • Date de début → influence l’onglet En cours

  • Date de fin → optionnel

Résultat

À la fin du tutoriel, votre cours doit :

✅ apparaître dans Mes cours → En cours
✅ contenir les bonnes dates
✅ ne présenter aucune donnée étudiante
✅ afficher uniquement les sections destinées aux étudiants
✅ proposer une structure claire et prête pour la rentrée
✅ avoir ses activités non réinitialisables correctement gérées

Vous êtes maintenant prêt à accueillir sereinement une nouvelle cohorte.

Ressources complémentaires