[Moodle|Concept] La gestion des données personnelles
Objectif
Cette page explique quels types de données personnelles sont collectés ou utilisés dans Moodle UCLouvain, dans quel cadre légal, quelles obligations pèsent sur l’université et sur vous en tant qu’enseignant, et quelles précautions adopter au quotidien.
Cadre légal
Le RGPD (Règlement général sur la protection des données) de l’Union européenne s’applique depuis le 25 mai 2018. Il fixe les droits des personnes et les obligations des responsables de traitement. En Belgique, la loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel transpose et complète le RGPD sur le plan national.
Le traitement de catégories particulières de données (données dites sensibles : santé, convictions religieuses, origine raciale, orientation sexuelle, etc.) est en principe interdit sauf dans des conditions strictes (consentement explicite, base légale spéciale).
Par ailleurs, toute personne a le droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition, et de portabilité de ses données – entre autres droits définis dans le RGPD.
Le responsable de traitement doit être en mesure de démontrer sa conformité et appliquer des principes de sécurité, de transparence, de minimisation, etc.
Données collectées dans Moodle
Lorsque vous utilisez Moodle UCLouvain, les informations suivantes peuvent être enregistrées :
Adresse IP et domaine d’accès
Journaux (logs) des pages consultées, actions réalisées (navigation, clics, soumissions)
Identifiant et adresse de messagerie institutionnelle
Préférences utilisateur (notifications, langue, profil)
Fichiers ou contenus déposés dans le cours
Cookies techniques (session, authentification) — nécessaires pour que la connexion fonctionne de façon sécurisée
Ces données sont collectées dans un but strictement lié à l’utilisation pédagogique et technique de Moodle, et ne sont pas utilisées à d’autres fins (commerciales, marketing, etc.).
Finalités du traitement
Les usages légitimes des données dans Moodle UCLouvain comprennent :
Support pédagogique : permettre aux enseignants et étudiants de travailler, naviguer, consulter les ressources
Suivi et évaluation : journalisation des activités, rapports d’usage
Gestion de la plateforme : sécurité, maintenance, diagnostics
Statistiques agrégées (non nominatives) pour la recherche ou l’amélioration de l’outil
Réponses aux demandes des utilisateurs (support, assistance)
À aucun moment, les données ne sont utilisées à des fins promotionnelles ou partagées à des tiers externes, sauf dans des cas strictement réglementés (ex : demande judiciaire).
Obligations et responsabilités des enseignants et utilisateurs
Consentement et autorisation explicite
Toute diffusion de données personnelles (adresse, téléphone, dossier, etc.) est conditionnée au consentement explicite de la personne concernée. Il faut notamment préciser les modalités de diffusion (interne dans le cours, public sur le Web ou hors Moodle), et agir en conformité avec la réponse reçue.
Même dans un cours à accès restreint, les règles de protection s’appliquent — l’accès restreint ne dispense en aucun cas du respect de la vie privée.
Exemples de situations à éviter
Publier une feuille de calcul avec noms + cotes de tous les étudiants
Diffuser les coordonnées (email, téléphone) d’un collaborateur sans autorisation
Publier un dossier authentique (médical, juridique…) sans anonymiser ou masquer les données identifiantes
Données sensibles
Ne jamais publier des données relatives à la santé, croyances religieuses, orientation sexuelle, condamnations, origine raciale, etc. Le RGPD impose une protection renforcée pour ces données et leur traitement n’est possible que dans le respect de conditions strictes.
Recours en cas de problème
Si un utilisateur divulgue des données personnelles inappropriées dans un forum ou une activité, signalez-le via le formulaire suivant https://uclouvain.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/3/create/189. En cas de manquement grave, le fait pourra être porté à l’attention des autorités académiques compétentes.
Transparence, droits des personnes et garanties
Les utilisateurs doivent être informés : la charte d’utilisation et la mention vie privée expliquent les traitements. Ils peuvent exercer leurs droits d’accès, de rectification, etc., auprès du Service Desk ou du DPO de l’UCLouvain.
Les responsables Moodle doivent garantir la sécurité, la minimisation des données (ne collecter que ce qui est nécessaire), et la conservation limitée dans le temps.
En tant que responsable de traitement, l’UCLouvain doit documenter les traitements et démontrer sa conformité.