Tous les membres du personnel et les étudiant·es UCLouvain disposent, via leur compte Microsoft institutionnel, d’un accès à l’assistant IA de Microsoft : CoPilot.

CoPilot est un robot de type “intelligence artificielle générative” (comme Chat GPT). Vous pouvez lui poser toute question relative à votre métier d’enseignant·e, par exemple. CoPilot est basé sur plusieurs systèmes de langages permettant d’interagir avec l’humain comme par exemple GPT 4.0 Turbo (depuis août 2024) et Dall-E 3 (pour les images de Designer).

2 licences Copilot :

CoPilot Entreprise

C’est la licence à laquelle les enseignant·es et les étudiant·es ont déjà accès (gratuitement - comprise dans nos licences Microsoft 365) à l’UCLouvain depuis plusieurs mois. Une fois sur le site, si l’utilisateur s’identifie, un petit bouclier vert apparaît en haut à droite du site pour indiquer le respect de la confidentialité des données échangées avec CoPilot.

CoPilot pour Microsoft 365

A partir du mois de septembre 2024, l’UCLouvain propose à ses membres CoPilot pour Microsoft 365, cette version de CoPilot s’intègre dans Word, Excel, PowerPoint, etc. CoPilot peut alors générer automatiquement un fichier PowerPoint sur base d’une demande de l’utilisateur. Cette version peut également analyser les données que l’utilisateur stocke sur OneDrive et SharePoint pour générer des réponses et des documents plus pertinents. Cette licence est payée par l’utilisateur (425€/an), via le SGSI et est à demander via ce formulaire.

Utiliser Copilot à l’UCLouvain

Traditionnellement, deux méthodes sont utilisables pour accéder à Copilot Entreprise : via l’interface de chat de Copilot (site web ou application) ou via un document de votre ordinateur (avec Edge, voir ci-dessous). Voici la marche à suivre :

• Depuis votre navigateur (Edge propose une meilleure expérience mais cela fonctionne également avec Chrome, Firefox, Safari, etc.), accédez à la page “copilot.microsoft.com”

• Si ce n’est pas fait, connectez-vous à l’aide de vos identifiants Microsoft UCLouvain (adresse mail et mot de passe global)

• Remarque : dans la nouvelle version de Copilot, nous ne pouvons plus choisir entre les 3 types de conversation (créatif, équilibré, précis). La jauge de discussion peut être gérée manuellement via le Prompt.

Vous pouvez également utiliser Copilot sur un document en particulier (PDF qui se trouve sur votre ordinateur par exemple) ou sur une page web. Pour cela :

• Dans votre explorateur de fichiers, identifier le fichier PDF que vous souhaitez soumettre à Copilot. Faites un clic droit sur le fichier puis “Ouvrir avec” et choisissez “Microsoft Edge”.

• Une fois la fenêtre ouverte, identifiez le logo Copilot en haut à droite du document et cliquez-dessus. Une fenêtre latérale étroite s’ouvre sur la droite, vous permettant d’interagir avec l’IA à propos de votre document (résumer, extraire des données, faire un feedback, etc.).

• Procédez de la même manière pour interagir à propos de n’importe quelle page web ouverte dans votre navigateur Edge (navigateur de Microsoft).

Gestion des données sensibles (RGPD)

Si vous utilisez les conversations “créatives” ou “précises” (Chat GPT 4.0), Microsoft garantit que les données que vous fournissez à Copilot ne seront pas utilisées pour nourrir son modèle d’IA. Vous pouvez donc y traiter des informations à caractère sensible. Attention, ce n’est pas le cas avec les conversations “équilibrées”, basées sur Chat GPT 3.5 et qui retient donc toutes les données fournies.

Par ailleurs, contrairement à la version gratuite de Chat GPT (3.5), Copilot ne retiendra que vos 5 dernières questions puis les effacera de sa mémoire. Vous n’aurez donc plus aucun accès à ces conversations, qu’il y a lieu de sauvegarder si vous souhaitez en garder trace.

Copier/sauver une conversation avec Copilot

Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour sauver une réponse de Copilot :

• Copier/coller le texte (on perdra la mise en forme) dans le document de votre choix

• Sous le texte, une série d’icônes apparaissent. Vous pouvez cliquer sur la 3ème icône (copier) afin de coller l’information dans le document de votre choix (en gardant la mise en page).

• Vous pouvez également exporter l’information via la 4ème icône. Vous pouvez choisir entre les formats Word, PDF ou .txt.

  

• Si vous avez demandé à Copilot de vous fournir un tableau, vous aurez également la possibilité, en haut à droite du tableau, de l’ouvrir en format Excel.

Malheureusement, Copilot de génère pas de slides au format PowerPoint dans la version à laquelle nous avons accès à l’UCLouvain (c’est possible dans Copilot 365) mais peut vous fournir le contenu de vos slides sous forme de texte. Pour générer des slides à partir d’un texte, vous pouvez utiliser Gamma (outil non-institutionnel).