Organiser des rencontres individuelles de suivi des travaux avec l'Agenda

Dans votre enseignement, vous êtes souvent amené à organiser des rencontres avec vos étudiants. Le module Agenda (Organizer en anglais) de Moodle UCLouvain vous permet de créer des créneaux horaires et d’ouvrir le planning des disponibilités à l’inscription des étudiants. Il prévoit un export du planning des rendez-vous en pdf pour impression. Le système de suivi des rencontres permet d’indiquer la participation des étudiants au rendez-vous et d’y associer un commentaire ou une note.

Configurer une activité Agenda pour gérer un planning de rencontres individuelles

• Les dates de disponibilités ne doivent sans doute pas être activées puisque les étudiants doivent pouvoir s’inscrire tout au long de l’année;

• Spécifiez une valeur qui vous convient pour le paramètre Echéance relative qui est le délai limite d’inscription avant le créneau. Si vous spécifiez une échéance relative de 1 jour, les étudiants devront s’inscrire aux permanences au moins un jour à l’avance;

• Dans le cas de rencontres individuelles, laissez le paramètre Rendez-vous de groupe à sa valeur par défaut Pas de rendez-vous de groupe

• Si les rencontres avec les étudiants ne sont pas publiques, privilégiez une Visiblité des membres à la valeur Seulement visible pour les membres du créneau

• Si vous souhaitez être averti par mail lors de chaque nouvelle prise de rendez-vous, spécifiez-le en modifiant le paramètre Envoyer des notifications par email aux organisateurs

• Les autres paramètres de l’agenda peuvent être laissés à leur valeur par défaut

• Les rencontres individuelles ne doivent sans doute pas faire l’objet de notes, spécifiez le dans la section Notes de l’activités.

Concrètement, pour indiquer le motif de leur rendez-vous, les étudiants doivent d'abord s'inscrire au créneau choisi puis cliquer sur le bouton "Modifier le commentaire" pour associer un commentaire à leur réservation. La capture suivante montre la vue étudiante sur l'ajout d'un commentaire :

Ajouter des créneaux dans mon agenda individuel

Une fois le paramétrage de votre activité Agenda terminé, vous êtes invité à y encoder des créneaux horaires. L’outil permet de facilement encoder des plages horaires de disponibilité récurrentes un même jour de la semaine.

Veillez à bien sélectionner un enseignant organisateur pour les rencontres:

Voici comment paramétrer l’outil pour proposer des créneaux de 15 minutes entre 16h et 18h tous les mardis entre le 17 avril et le 12 mai :

Dans le cas de rencontres individuelles,

• indiquez qu’il y a une seule place par créneau

• spécifiez la durée pour le rappel relatif (un mail de rappel sera automatiquement adressé aux étudiants dans ce délai avant le rendez-vous)

• complétez une ligne par jour de la semaine où vous souhaitez ouvrir des créneaux horaires et notez que la dernière ligne affichée et non complétée ne sera pas prise en compte

• la section Autre vous permet d’associer un commentaire éventuel au créneau horaire, avec des consignes qui seront affichées aux étudiants au moment de la prise de rendez-vous.

L’outil affiche une prévisualisation du nombre de créneaux et du nombre de places liés avant validation.

Modifier les créneaux disponibles dans mon agenda individuel

Via la vue Liste de créneaux, vous avez accès à la liste des rendez-vous et vous avez la possibilité de modifier le paramétrage des créneaux individuellement ou via une sélection multiple (local, consignes, ...) .

Réserver une plage horaire pour un étudiant dans mon agenda individuel

Il peut arriver que vous fixiez une rencontre avec un étudiant lors d’une discussion en présence et que vous souhaitiez l’encoder vous-même dans le planning de réservation.

Dans ce cas, accédez à la vue Liste des inscriptions de l’activité Agenda et attribuez un créneau à l’étudiant concerné.

Permettre à un étudiant de modifier le créneau réservé ou modifier la réservation d’un étudiant

Via la vue Liste des inscriptions, le lien Noter en regard du créneau permet d’autoriser à un étudiant à reprendre un rendez-vous. Lorsque l’étudiant choisira un nouveau créneau, toutes les informations sur l’ancien seront supprimées.

Après avoir autorisé la reprise d‘un rendez-vous, via la même vue, vous avez la possibilité d’attribuer vous-même un nouveau créneau à cet étudiant qui remplacera le précédent.

Modifier le créneau réservé par un étudiant

Pour l’instant, la modification d’un créneau réservé par un étudiant ne peut pas directement être opérée, mais vous pouvez supprimer complètement le créneau et le recréer.

Dans ce cas, notez les informations sur le créneau à recréer (organisateur, jour, date, heure, durée, lieu), accédez à la vue Liste des créneaux de l’activité Agenda et supprimez le créneau concerné.

Recréez ensuite le créneau supprimé via le bouton Ajouter un nouveau créneau accessible via le même écran.

Veillez à sélectionner un enseignant organisateur pour la rencontre:

Complétez les informations sur le créneau à recréer (n’oubliez pas de spécifier qu’il y a une seule place):

Envoyer un mail de rappel aux étudiants qui n’ont pas réservé de créneau horaire

S’il est nécessaire que tous les étudiants s’inscrivent à un créneau horaire, vous pouvez envoyer un mail de rappel à ceux qui n’ont pas pris de rendez-vous via la vue Liste des inscriptions.

Exporter le planning au format tableur ou pdf

Via la vue Liste des créneaux, vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs rendez-vous pour produire un document tableur ou pdf prêt pour Imprimer qui reprenant toutes les informations pratiques sur les créneaux et les réservations.

Suivi d’une rencontre : présence, note, commentaire et autorisation à reprendre rendez-vous

Une fois une rencontre passée, via la vue Liste des inscriptions, le lien Noter en regard du créneau permet d’encoder la participation de l’étudiant, une note, un court commentaire qui sera visible à l’étudiant et éventuellement, vous pouvez autoriser l’étudiant à reprendre un rendez-vous.