Favoriser le travail de groupe dans Teams

Vous souhaitez faire travailler vos étudiant·es en petits groupes dans Teams ? Nous avons deux options à vous proposer : les breakout rooms et les canaux.

Travailler en sous-groupes dans des breakouts rooms

Remarque préliminaire

La création et la gestion des salles pour petits groupes (aussi appelées breakout rooms ou salles de dérivation) est un privilège qui est, pour le moment, réservé à l’organisateur·rice d’une réunion sans possibilité de transfert vers un autre présentateur·rice ou vers un·e participant·e.

Pas à pas

L’organisateur·rice (et seulement elle/lui) voit apparaitre, dans sa barre d’outils, une icône représentant un petit carré dans un grand carré.

En cliquant sur cette icône, un module de paramétrage des breakout rooms s’affiche et permet, dans un premier temps, de choisir le nombre de salle à créer et le mode de répartition des participant·es dans ces salles.

Il est possible de créer jusque 50 salles simultanément. Il n’y a pas de maximum de participant·es par salle. La seule limite étant celle de la séance plénière (350 personnes).

Vous pouvez décider de répartir les participant·es automatiquement dans les salles ou de faire la sélection à la main. Cette dernière option est à privilégier si les groupes de travail ont été constitués en amont de la séance.

Enfin, cliquez sur « Créer des salles ».

Que vous ayez créé les salles automatiquement ou manuellement, vous avez toujours la possibilité de modifier la répartition en cliquant sur « Attribuer des participants » (s’ils ne sont pas encore dans une salle) ou sur le triangle devant le nom de la salle (si c’est déjà le cas), en sélectionnant la case devant leur nom et en leur attribuant une nouvelle salle.

En cliquant sur les 3 petits points en haut à droite, vous pouvez atteindre les options et paramètres des salles de dérivation. Cela vous permet notamment de choisir si les retardataires sont envoyés directement dans la salle de dérivation la moins peuplée ou s’ils transitent d’abord par la salle plénière pour que vous puissiez leur donner les consignes du travail. C’est également là que vous pourrez ajouter un bouton « Retour » aux salles de dérivation, ce qui permettra aux participant·es de décider quand ils·elles souhaitent rejoindre la réunion principale.

Une fois que la distribution des participant·es dans les différentes salles est effective, cliquez sur « Démarrer les salles ».

Endéans un délai de 10 secondes (pendant lequel les participant·es sont avertis qu’ils ont été envoyé·es dans une salle de dérivation), les salles s’ouvrent et les participant·es quittent la réunion principale.

Les salles sont maintenant ouvertes et les travaux de groupe peuvent commencer.

En passant la souris sur le mot « Ouverte » affiché en vert, 3 petits points d’options apparaissent. En cliquant dessus, l’organisateur·rice peut :

• Rejoindre la salle de dérivation en question pour répondre aux questions des étudiant·es, vérifier que tout va bien, rappeler une consigne …

• Renommer la salle en fonction de la thématique qui y est abordée

• Fermer uniquement cette salle pour faire revenir les étudiant·es qui y sont actuellement.

Il·elle peut évidemment faire de même avec les autres salles de dérivation.

Par ailleurs, en revenant sur les 3 petits points en haut à droite de l’onglet des breakout rooms (où nous avions, auparavant, la possibilité de paramétrer les salles), une option est dégrisée : la possibilité de « Publier une annonce ». Cela aura pour effet d’inscrire le message envoyé dans le chat de toutes les salles de dérivation simultanément. L’outil idéal pour rappeler une consigne, prévenir de la fermeture imminente des salles, etc.

Une fois le temps de travail en sous-groupe écoulé, l’organisateur·rice rappelle tous les participant·es automatiquement en « Fermant les salles ». Les participant·es sont alors informé·es qu’ils·elles seront rapatrié·es dans un délai de 10 secondes dans la réunion principale.

Si l’organisateur·rice désire ré-employer les breakout rooms plus tard dans la séance, deux possibilités s’offrent à lui·elle :

• Repartir sur les mêmes groupes dans les mêmes salles en recliquant simplement sur l’icône « Salles pour petits groupes » et en redémarrant les salles sans y toucher

• Mixer les groupes dans de nouvelles salle : pour cela, dans les 3 petits points d’options des salles de dérivation, en haut à droite, cliquer sur « Recréer des salles » puis reprendre le processus au début.

Travailler en sous-groupes dans des canaux

Il est possible d’utiliser les canaux d’une équipe Teams pour favoriser les travaux de groupes dans un auditoire virtuel. Pour cela, il sera nécessaire de créer les canaux à l’avance puis d’informer correctement les étudiant·es sur le processus qui leur permettra de s’y connecter facilement. Nous vous détaillons ce processus ci-dessous.   

Il ne faudra pas hésiter à leur proposer d’utiliser, pour leurs échanges, des outils collaboratifs comme Padlet ou un document partagé (Word, Excel, PowerPoint, etc.).

Créer des canaux

Pour créer un nouveau canal dans une équipe Teams, cliquez sur les 3 petits points à côté du nom de l’équipe puis sur « Ajouter un canal ».

Nommez votre nouveau canal (par exemple « Groupe 1 » et déterminez sa confidentialité :

• Les canaux standards sont accessibles à tous les membres de l’équipe, sans manipulation supplémentaire.

• Les canaux privés ne seront visibles que par les membres déjà présents dans l’équipe que vous ajouterez manuellement dans ce canal privé. Les canaux privés ne sont visibles, dans le menu de gauche, que par leurs membres. Ne choisissez de faire des canaux privés que si le contenu des discussions qui y auront lieu ne peuvent absolument

Dans chaque équipe, on peut créer jusqu’à 200 canaux

Cochez la case « Afficher automatiquement ce canal dans la liste … » pour qu’il apparaisse dans le menu de gauche.

« Ajoutez » le canal.

Animation du travail de groupe

En amont de la séance, pensez et annoncez la répartition des étudiant·es dans les sous-groupes (canaux) selon l’une de ces options :

·         Aléatoirement (pas plus de x étudiant·es par canal)

·         Nominativement (tel étudiant·e va dans tel canal)

·         Par groupe pré-déterminé (dans le cas d’un cours où les travaux de groupes sont courants)

·         Par thématique (pour parler de la thématique A, allez dans le canal A)

·         Par affinités (les étudiant·es choisissent librement leur canal en fonction des autres participant·es)

Lors de la séance de cours, regroupez les étudiant·es dans une réunion collective pour expliquer le processus de travail de groupe. Plusieurs informations devront être présentées à l’étudiant·e  (consignes, présentation des outils, objectif du travail de groupe, heure de fin du travail de groupe où les étudiant·es devront rejoindre la réunion collective) :

• Une fois les consignes données, les étudiant·es quittent la fenêtre de la réunion collective (sans raccrocher) et rejoignent le canal choisi (selon les modalités ci-dessus)

• Le·a premier·e étudiant·e arrivé·e dans le canal (ou le·a désigné·e responsable) démarre une réunion en cliquant, en haut à droite du canal, sur « Démarrer une réunion ».

• Automatiquement, une annonce apparait dans ce canal pour avertir du démarrage d’une réunion et proposer aux autres étudiant·es de la rejoindre

• Les étudiant·es suivant·es rejoignent la réunion via le bouton « Joindre »

• L’enseignant·e voit, dans le menu de gauche de l’équipe (via les petites caméras bleues) tous les canaux dans lesquels une réunion a démarré.

• Il·elle peut les rejoindre à tout moment ou rédiger une note à leur intention dans le chat des réunions de canal. Il est possible d’être connecté simultanément dans 4 réunions et d’en avoir donc 3 en attente.

• A l’heure fixée pour la fin des travaux de groupes, les étudiant·es clôturent leur réunion de canal et reviennent dans la réunion collective (dans laquelle ils·elles étaient en attente).