Dans votre enseignement, vous êtes souvent amené à organiser des rencontres avec vos étudiants. Le module Agenda (Organizer en anglais) de Moodle UCLouvain vous permet de créer des créneaux horaires et d’ouvrir le planning des disponibilités à l’inscription des étudiants. Le système de suivi des rendez-vous permet d’indiquer la participation des étudiants à la rencontre et d’y associer un commentaire ou une note. L’outil est donc bien adapté pour gérer un planning d’examen oral ou de relecture de copies.
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Si vous préparez un agenda pour une relecture de copie sur MoodleLastYear, |
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NEW ! L’agenda supporte les réservations multiples et permet de supprimer des rendez-vous ! |
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Configurer un Agenda pour gérer un planning d’examen oral ou de relecture de copies
Pour l’organisation d’un planning examen oral ou de relecture de copie, la configuration recommandée est la suivante :
Les dates de disponibilités doivent sans douteêtre activées puisque les étudiants doivent s’inscrire dans un délai donné;
Pour un planning d’examen ou de relecture de copie, les étudiants peuvent réserver une seule plage horaire, veillez à le spécifier en indiquant la valeur 1 dans les champs Nombre maximum de réservations par participant;
Le paramètre d’Echéance relative a sans doute moins d’importance si votre planning est ouvert aux inscriptions pendant une durée définie, mais notez qu’il définit le délai limite d’inscription avant le créneau.
Si vous spécifiez une échéance relative de 1 jour, les étudiants devront s’inscrire aux créneaux au moins un jour à l’avance;
Dans le cas de votre planning d’examen ou de relecture, les inscriptions aux créneaux se font sur base d’initiatives individuelles, laissez donc le paramètre Rendez-vous de groupe à sa valeur par défaut Pas de rendez-vous de groupe;
Dans le cas d’un examen ou d’une relecture de copie, privilégiez une Visibilité des membres à la valeur Seulement visible pour les membres du créneau;
Si vous souhaitez être averti par mail lors de chaque nouvelle prise de rendez-vous, spécifiez-le en modifiant le paramètre Envoyer des notifications par email aux organisateurs;
Les autres paramètres de l’agenda peuvent être laissés à leur valeur par défaut;
Dans le cas d’un examen oral, la rencontre individuelle peut faire l’objet d’une note, spécifiez-le alors dans la section Notes de l’activité.Si vous souhaitez pouvoir prendre les présences ou associer un commentaire privé à la rencontre, modifiez le paramètre Notes > Type et mettez-le à la valeur Barème ou Points.
Ajouter des créneaux dans mon agenda d'examen oral ou de relecture
Une fois le paramétrage de votre activité Agenda terminé, vous êtes invité à y encoder des créneaux horaires.
Si l’objectif de votre planning cible seulement l’organisation pratique de l’examen oral (entrée pour préparation par exemple) ou de la relecture de copie, vous pouvez alors utiliser des plages horaires à plusieurs places.
Veillez à bien sélectionner un enseignant organisateur pour les rencontres:
Voici comment paramétrer l’outil pour proposer des créneaux de 1 heure pour 10 personnes pendant 2 journées, avec une pause à midi :
Dans le cas d’un planning pour l’organisation pratique d’un examen oral ou d’une relecture de copies,
indiquez le nombre de places par créneau
spécifiez la durée pour le rappel relatif (un mail de rappel sera automatiquement adressé aux étudiants dans ce délai avant le rendez-vous)
complétez une ligne par jour de la semaine où vous souhaitez ouvrir des créneaux horaires et notez que la dernière ligne affichée et non complétée ne sera pas prise en compte
la section Autre vous permet d’associer un commentaire éventuel au créneau horaire, avec des consignes qui seront affichées aux étudiants au moment de la prise de rendez-vous.
L’outil affiche une prévisualisation du nombre de créneaux et du nombre de places liés avant validation.
Dans le cas d’un examen oral, si vous souhaitez qu’une note individuelle soit associée à la participation de chaque étudiant, vous devez créer des créneaux individuels. Vous aurez alors sans doute à configurer plusieurs journées d’examens oraux avec des pauses.
Voici comment paramétrer l’outil pour proposer des créneaux individuels de 15 minutes de 8h à 18h pendant 3 jours (il est plus simple de créer des pauses par la suite en supprimant des créneaux) :
Dans le cas de rencontres individuelles,
indiquez qu’il y a une seule place par créneau
spécifiez la durée pour le rappel relatif (un mail de rappel sera automatiquement adressé aux étudiants dans ce délai avant le rendez-vous)
complétez une ligne par jour de la semaine où vous souhaitez ouvrir des créneaux horaires et notez que la dernière ligne affichée et non complétée ne sera pas prise en compte
la section Autre vous permet d’associer un commentaire éventuel au créneau horaire, avec des consignes qui seront affichées aux étudiants au moment de la prise de rendez-vous.
Pour créer des périodes de pause dans un planning d’une journée, il est plus simple de supprimer des créneaux après les avoir créés en masse :
Modifier les créneaux disponibles
Via l’onglet Rendez-vous Liste des créneaux, vous avez accès à la liste des rendez-vous et vous avez la possibilité de modifier le paramétrage des créneaux individuellement ou via une sélection multiple (local, consignes, ...).
Réserver une plage horaire pour un étudiant
Il peut arriver que vous fixiez une rencontre avec un étudiant lors d’une discussion en présence et que vous souhaitiez l’encoder vous-même dans le planning de réservation.
Dans ce cas, accédez à l’onglet Statut d’inscription Liste des inscriptions de l’activité Agenda et attribuez un créneau à l’étudiant concerné.
Permettre à un étudiant de modifier le créneau réservé 
Supprimer ou modifier la réservation d’un étudiant
Via l’onglet Statut d’inscription, le lien Noter en regard du créneau permet d’autoriser à un étudiant à reprendre un rendez-vous. Lorsque l’étudiant choisira un nouveau créneau, toutes les informations sur l’ancien seront supprimées.
| Remarque |
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Attention, pour que vous puissiez reprendre un rendez-vous pour l'étudiant, il faut indiquer qu’il n’a pas participé à la rencontre. Ce problème a été reporté et devrait être résolu lors d’une prochaine mise à jour de l’Agenda. |
Après avoir autorisé la reprise d‘un rendez-vous, dans le même onglet, vous avez la possibilité d’attribuer vous-même un nouveau créneau à cet étudiant qui remplacera le précédent.
la vue Liste des inscriptions, vous pouvez supprimer la réservation d’un étudiant et lui assigner un nouveau créneau. Cela se fait en 2 étapes :
Supprimer la réservation de l’étudiant
Réserver une nouvelle plage horaire pour l’étudiant
Envoyer un mail de rappel aux étudiants qui n’ont pas réservé de créneau horaire
Dans le cas d'un examen, il est nécessaire que tous les étudiants s’inscrivent à un créneau horaire. Vous pouvez envoyer un mail de rappel à ceux qui n’ont pas pris de rendez-vous via l’onglet Statut d’inscription Liste des inscriptions.
Exporter le planning au format pdf pour impression
Via l’onglet Rendez-vous Liste des créneaux, vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs rendez-vous pour produire un document pdf prêt pour Imprimer qui reprenant toutes les informations pratiques sur les créneaux et les réservations.
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Lors de la procédure d’impression, vous pouvez Prévisualiser des données et masquer les colonnes non souhaitées. Elles sont alors masquées dans le document exporté ! |
Suivi d’une rencontre : présence, note, commentaire
et autorisation à reprendre rendez-vousUneSi vous avez configuré votre Agenda pour qu’il autorise la remise de note, il est possible d’encoder la présence de l’étudiant et d’associer un commentaire et une note à la rencontre. Si vous souhaitez permettre la remise d’une note accédez aux paramètres de l’agenda et modifiez le paramètre
Notes > Type > Points.
Dans cette configuration, une fois une rencontre passée, via l’onglet Statut d’inscription, le lien Noter en regard du créneau permet d’encoder la participation des étudiants, une note individuelle et un court commentaire individuel qui sera visible à l’étudiant et éventuellement, vous pouvez autoriser l’étudiant à reprendre un rendez-vous.
Avertissement
rendez-vous dans un même planning, les informations sur le premier rendez-vous
sont supprimées. C’est une limitation de l’outil qui a été reportée et qui
devrait être améliorée dans les prochaines versions.la vue Liste des inscriptions, une action supplémentaire est disponible pour encoder les données liées à la rencontre.
