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A l’UCLouvain, l’espace de cours associé à un code cours donné est réutilisé au fil des années. Une archive de toute la plateforme est réalisée à la rentrée, après la fin des examens puis les données étudiantes sont vidées. Cette page présente toutes ces opérations qui ont été automatisées pour la facilité des enseignants et toutes les actions qui doivent être opérées manuellement.

Réinitialiser les cours, une opération automatisée essentielle en début d'année

Dans la mesure où l’action de réinitialisation est la seule action dans un cours Moodle qui permet de vider les données étudiantes (la désinscription des étudiants ne suffit pas), depuis la rentrée 2022, nous automatisons cette action, en veillant à bien gérer les cours qui s’échelonnent sur plusieurs années.

La réinitialisation ne supprime ni les ressources déposées par l’enseignant et ni les activités qu’il a configurée pour son cours. Seules les données étudiantes sont vidées. Par exemple, l’activité “Devoir” ne disparaît pas mais les fichiers soumis par les étudiants et leurs notes sont vidées. Cette réinitialisation des cours est indispensable pour permettre aux étudiants bisseurs de refaire les activités d’un cours et était, jusqu’à présent, opérée à l’initiative des enseignants.

L'archivage des cours est aussi automatisé !

Pour faciliter l’archivage des données étudiantes, nous réalisons aussi une copie de la plateforme en l’état après la troisième session d’examens. Les enseignants retrouvent leurs cours de l’année académique passée accessibles en lecture avec les données étudiantes sur MoodleLastYear :

https://moodlelastyear.uclouvain.be

Les données de cette plateforme sont remplacées chaque année en septembre par les données de l'année écoulée.

Cette plateforme reste accessible aux enseignants durant toute l’année académique suivante de manière à leur permettre de récupérer des données de leurs anciens cours (les glossaires notamment) . Les étudiants conservent leur accès à cette plateforme jusque mi-octobre. A partir de la mi-octobre, il faut activer le VPN pour avoir accès à cette plateforme.

Cette initiative doit être envisagée comme une approche centralisée de l’archivage des données étudiantes. Les enseignants ne doivent plus stocker les données étudiantes des cours dans leurs espaces locaux d’archivage. Cette approche facilite la gestion des recours étudiants et permet aux enseignants de valoriser plus facilement l’implication des étudiants dans les activités en ligne.

Par ailleurs, nous rappelons que tous les cours Moodle sont sauvegardés individuellement après chaque session d’examen et ces sauvegardes individuelles sont archivées pendant 2 ans.

Les activités non réinitialisées peuvent être dupliquées !

Certaines activités ne supportent pas (encore) la réinitialisation : H5P, MoodleOverflow et StudentQuiz.
Pour ces activités, il vous suffit de les dupliquer et de supprimer l'activité nourrie de données étudiantes pour retrouver une activité vierge.

Les badges ne peuvent pas être supprimés, pour permettre aux étudiants de refaire les activités, il faut veiller à définir des badges avec une durée de validité définie.

Opérer une réinitialisation manuelle

Si votre cours ne suit pas le calendrier académique, vous pouvez être amené à opérer une réinitialisation manuelle.

Accédez pour ce faire un menu de gestion de cours
Plus > Réutilisation de cours > Réinitialiser

Modifier toutes les échéances du cours après réinitialisation

Pour que vos cours apparaissent dans le bon onglet, vous devez modifier les dates de début et de fin de cours. Par ailleurs, il est possible d'éditer toutes les dates des activités du cours via une seule page accessible via ce menu de gestion de cours
Rapport > Dates

Préserver les articles d'un Glossaire

Mais, avant de faire cette opération d'export/import, réfléchissez car il est peut-être pertinent de reproposer cette activité à vos étudiants, car votre cours a évolué et peut-être aussi les concepts que vous abordez.

Voici la procédure pour migrer les articles d'un Glossaire vers l'activité équivalente dans le cours réinitialisé:

Notez que cette procédure permet de récupérer les données textuelles du glossaire et les images incluses dans les articles. 

Accéder aux annonces de l'an passé

Même si elles ne sont plus disponibles dans le cours, nous avons relevé 3 approches pour accéder aux annonces de l'an passé :

Exporter les annonces de l'an passé dans un fichier tableur

Votre cours de l'an passé reste disponible sur MoodleLastYear (en son état au 4 septembre 2023).

Archivez ce fichier avec les autres ressources liées au cours sur votre ordinateur et exploitez-le à chaque fois que vous souhaitez créer un message d'annonces basé sur un modèle de message de l'an passé.

Cette approche présente le désavantage de ne pas vous permettre d'accèder aux documents attachés aux annonces.

Accéder facilement aux annonces de l'an passé sur MoodleLastYear

Il vous est facilement possible d'accéder à un forum donné dans sont état de l'an passé, en modifiant l'url d'affichage.

Si le forum du cours actuel répond à l'adresse suivante :
https://moodle.uclouvain.be/mod/forum/view.php?id=xxx

Le forum avec les données de l'an passé répond à l'adresse :
https://moodlelastyear.uclouvain.be/mod/forum/view.php?id=xxx

A tout moment, en modifiant l’adresse, vous retrouvez les annonces de l'an passé.
Cette approche présente l'avantage de vous permettre d'accéder aux documents attachés aux annonces.

Archiver les mails d'annonce réutilisables dans un dossier de votre boîte mail

Certains enseignants nous ont partagé une approche simple pour archiver les annonces "réutilisables" de leur cours.

Les annonces envoyées aux étudiants sont aussi relayées à tous les membres du cours et donc les enseignants eux-mêmes reçoivent ces annonces.
Lorsqu'un message à conserver est adressé aux étudiants, vous pouvez prendre l'habitude de classer ce message dans un dossier prévu de votre boîte mail.
A tout moment, vous pouvez ainsi retrouver les modèles de mail d'annonce aux étudiants.
Cette approche présente l'avantage de vous permettre d'accéder aux documents attachés aux annonces.

Préserver les posts d'un Forum

Exporter un forum pour archiver les échanges sur mon ordinateur

L'écran suivant vous permet de choisir le format d'exportation et nous vous suggérons de privilégier le format tableur xslx qui vous permettra d'ajuster la taille des colonnes en fonction de la taille des messages et de supprimer les messages inintéressants.

Exploiter les réponses d'un forum pour construire une page de FAQ

Pour les forums de questions-réponses, les réponses peuvent servir à d'autres étudiants et méritent d'être migrées. Dans ce cas précis d'utilisation, il est aussi possible de faire un export des questions réponses pour faire un tri et de copier coller les réponses aux questions fréquentes dans une Page et d'y associer une table des matières.

Voici la procédure à suivre pour créer une page de FAQ :

• copier-coller les questions fréquentes et les réponses associées dans le contenu de la page,

• ajoutez un élément [contents] en haut de page pour créer la table des matières.

Voici le contenu d’une page de FAQ pour vous donner une idée :

Migrer un forum avec tous les échanges

Si les posts de votre forum ciblent un autre cas d'usage et que vous jugez pertinent de le migrer avec les données étudiantes, vous pouvez nous contacter via le le formulaire de Service Desk suivant, en spécifiant le lien direct vers l’activité de forum à restaurer:
https://uclouvain.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/3/group/65/create/189

Notez que nous utilisons une sauvegarde du forum avec les données étudiantes anonymisées pour transférer l'activité pour respecter les prescrits juridiques en matière de données personnelles des étudiants.

Préserver les articles d'une base de données

Mais, avant de faire cette opération d'export/import, réfléchissez car il est peut-être pertinent de reproposer cette activité à vos étudiants.

Voici la procédure pour migrer les données textuelles des fiches d'une Base de données vers l'activité équivalente dans le cours migré :

• les options d'exportation par défaut doivent convenir (export csv, tous les champs cochés, pas de tags, pas de détails sur les utilisateurs ni sur la date) et, en cliquant sur le bouton Exporter des fiches, vous récupérez un fichier csv avec les données ;

Notez que cette procédure permet de récupérer les données textuelles de la base de données sans les images. Si vous souhaitez récupérer les données des champs d'image, vous pouvez soit le faire manuellement, soit nous contacter via le le formulaire de Service Desk suivant, en spécifiant le lien direct vers l’activité de base de données à restaurer:
https://uclouvain.atlassian.net/servicedesk/customer/portal/3/group/65/create/189

Notez que nous utilisons une sauvegarde de la base de données avec les données étudiantes anonymisées pour transférer l'activité pour respecter les prescrits juridiques en matière de données personnelles des étudiants.

Consignes spécifiques pour les cours qui s'organisent sur plusieurs années académiques

Nous avons constaté des problèmes avec les cours qui accompagnent les étudiants au cours de plusieurs années académiques.
C'est notamment le cas des cours dédiés aux accompagnements de mémoires ou à des démarches d'eportfolio.
Ces pratiques, très pertinentes sur le plan pédagogique, supposent de prendre quelques précautions organisationnelles car, lorsqu'un cours n'est jamais réinitialisé, les traces des étudiants ne sont pas supprimées, même s'ils sont désinscrits. Après plusieurs années, le cours devient impossible à backuper et il devient impossible de télécharger les travaux étudiants dans les devoirs.

Les enseignants concernés voient ce fonctionnement comme une limitation de Moodle, mais ce comportement est souhaité car il permet d'éviter qu'un étudiant perde toutes ses traces après une erreur de désinscription. Si la désinscription du cours supprimait toutes les traces, les étudiants qui réalisent un test certificatifs pourraient se désinscrire pour le recommencer !

Imaginons d'un séminaire d'accompagnement du mémoire s'organise sur 3 ans, depuis la dernière année de bac jusque la dernière année de master.
En septembre 2021, ce programme comporte 3 cours avec des intitulés du genre :

• MEMOABC22 : Accompagnement du mémoire ABC (Objectif 2022), avec les étudiants de master 2;

• MEMOABC23 : Accompagnement du mémoire ABC (Objectif 2023), avec les étudiants de master 1;

• MEMOABC24 : Accompagnement du mémoire ABC (Objectif 2024), avec les étudiants de bac 3.

En septembre 2022, les cours MEMOABC23 et MEMOABC24 restent inchangés, ils ne sont pas réinitialisés et les étudiants continuent leur parcours pendant 1 ou 2 ans dans le même cours. S'il y a des étudiants bisseurs, ils devrons être désinscrits pour s'inscrire au nouveau cours de leur cohorte et ils devront éventuellement resoumettre certains travaux. Les enseignants peuvent aussi modifier les travaux d'un étudiant pour qu'ils retrouvent leurs soumissions dans le nouveau cours.
Les données du cours MEMOABC22 sont archivées, ce cours est ensuite réinitialisé et renommé pour devenir le cours qui accueille la nouvelle cohorte :
MEMOABC25 : Accompagnement du mémoire ABC (Objectif 2025).
De cette manière, chaque cours peut être réinitialisé tous les 3 ans et on évite les problèmes !

Liste des cours qui ne sont pas réinitialisés à la rentrée

Les cours placés dans les catégories FORM et LLL ne seront pas réinitialisés chaque année car ce sont des cours qui soutiennent des formations destinées au personnel. Les cours de la catégorie TEST seront aussi exclus car ils ne sont pas exploités avec les étudiants. Les gestionnaires de ces cours veilleront à repartir d'un nouvel espace de cours lorsqu'ils font une refonte de leur formation et nous contacteront pour supprimer les cours devenus obsolètes.

A la demande de leurs enseignants, les cours suivants ne sont pas réinitialisés lors de la rentrée.
Les enseignants peuvent contacter l'équipe Moodle UCLouvain pour demander la duplication de leur cours et la suppression des éditions obsolètes pour leur facilité.