Dans votre enseignement, vous êtes souvent amené à organiser des rencontres avec vos étudiants. Le module Agenda (Organizer en anglais) de Moodle UCLouvain vous permet de créer des créneaux horaires et de permettre aux étudiants de s’inscrire dans le planning des disponibilités. Il prévoit un export du planning des rendez-vous en pdf pour impression. Le système de suivi des rencontres permet d’indiquer la participation des étudiants au rendez-vous et d’y associer un commentaire ou une note.
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Configurer une activité Agenda pour gérer un planning de rencontres individuelles
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Le paramétrage d’une activité d’ Agenda est plutôt simple puisqu’il y a peu de paramètres à préciser. Pour un planning de permanence d’un enseignant, la configuration recommandée est la suivante :
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Concrètement, pour indiquer le motif de leur rendez-vous, les étudiants doivent d'abord s'inscrire au créneau choisi puis cliquer sur le bouton "Modifier le commentaire" pour associer un commentaire à leur réservation. La capture suivante montre la vue étudiante sur l'ajout d'un commentaire :
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Ajouter des créneaux dans mon agenda individuel
Une fois le paramétrage de votre activité Agenda terminé, vous êtes invité à y encoder des créneaux horaires. L’outil permet de facilement encoder des plages horaires de disponibilité récurrentes un même jour de la semaine.
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L’outil affiche une prévisualisation du nombre de créneaux et du nombre de places liés avant validation.
Modifier les créneaux disponibles dans mon agenda individuel
Via l’onglet Rendez-vous, vous avez accès à la liste des rendez-vous et vous avez la possibilité de modifier le paramétrage des créneaux individuellement ou via une sélection multiple (local, consignes, ...) .
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Réserver une plage horaire pour un étudiant dans mon agenda individuel
Il peut arriver que vous fixiez une rencontre avec un étudiant lors d’une discussion en présence et que vous souhaitiez l’encoder vous-même dans le planning de réservation.
Dans ce cas, accédez à l’onglet Statut d’inscription de l’activité Agenda et attribuez un créneau à l’étudiant concerné.
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Permettre à un étudiant de modifier le créneau réservé ou modifier la réservation d’un étudiant
Via l’onglet Statut d’inscription, le lien Noter en regard du créneau permet d’autoriser à un étudiant à reprendre un rendez-vous. Lorsque l’étudiant choisira un nouveau créneau, toutes les informations sur l’ancien seront supprimées.
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Après avoir autorisé la reprise d‘un rendez-vous, dans le même onglet, vous avez la possibilité d’attribuer vous-même un nouveau créneau à cet étudiant qui remplacera le précédent.
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Envoyer un mail de rappel aux étudiants qui n’ont pas réservé de créneau horaire
S’il est nécessaire que tous les étudiants s’inscrivent à un créneau horaire, vous pouvez envoyer un mail de rappel à ceux qui n’ont pas pris de rendez-vous via l’onglet Statut d’inscription.
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Exporter le planning au format pdf pour impression
Via l’onglet Rendez-vous, vous avez la possibilité de sélectionner un ou plusieurs rendez-vous pour produire un document pdf prêt pour Imprimer qui reprenant toutes les informations pratiques sur les créneaux et les réservations.
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Suivi d’une rencontre : présence, note, commentaire et autorisation à reprendre rendez-vous
Une fois une rencontre passée, via l’onglet Statut d’inscription, le lien Noter en regard du créneau permet d’encoder la participation de l’étudiant, une note, un court commentaire qui sera visible à l’étudiant et éventuellement, vous pouvez autoriser l’étudiant à reprendre un rendez-vous.
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